Politique de confidentialité

INTRODUCTION

1. Le Comité paralympique canadien (CPC) considère que la protection des renseignements personnels d'une personne est un enjeu important. Le CPC comprend l'intérêt d'une personne envers la protection de ses renseignements personnels. Par conséquent, le CPC s'engage à gérer efficacement les renseignements personnels.
Champ d'application
2. Cette politique protège tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par le CPC. Une personne est un particulier qui utilise les programmes, les produits ou les services du CPC, qui y participe ou qui les met en application.
3. Les renseignements personnels peuvent comprendre, mais sans s'y limiter:

  • adresse, âge, date de naissance, sexe, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, courriel, adresse de site Web, détails figurant dans le passeport;
  • parenté;
  • détails d'invalidité, antécédents médicaux, détails de classification, médicaments;
  • renseignements de voyageur fréquent et besoins particuliers lors de voyages;
  • renseignements bancaires; et
  • décisions historiques prises conformément aux politiques du CPC (p. ex. appels, mesures disciplinaires, dopage, etc.)

4. Ces renseignements personnels peuvent être recueillis lorsqu'une personne :

  • s'inscrit ou participe à un programme du CPC, utilise l'un des ses produits ou l'une de ses communications électroniques sur ses produits ou services.
  • pose des questions par téléphone, signe un contrat, s'inscrit ou fournit des renseignements par courriel ou par Internet ou s'inscrit en ligne; ou
  •  visite le site Web du CPC.

5. Cette politique exclut les renseignements personnels qui sont regroupés de telle manière qu'ils ne puissent pas être associés à une personne ainsi que les renseignements qui sont affichés publiquement dans un répertoire manuscrit ou électronique ou qui sont généralement mis à disposition par l'assistance annuaire dans la mesure permise par la loi.

RESPONSABILITÉ

6. Le CPC est responsable des renseignements personnels dont il a le contrôle. À cette fin, elle a désigné son directeur général pour s'assurer que le CPC se conforme aux dispositions de la présente politique. D'autres personnes au sein du CPC peuvent se voir déléguer la qualité d'agir au nom du directeur général.

DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

7. Le CPC doit déterminer, au moment de la collecte de renseignements ou préalablement, les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis. Le CPC recueille des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

            pour établir et maintenir des relations responsables avec les personnes et pour fournir un service sans relâche;

            pour comprendre les besoins des personnes;

            pour l'élaboration, l'amélioration et la livraison de programmes, de produits et de services du CPC;

            pour gérer et développer les affaires et les activités du CPC, notamment les questions relatives au personnel et à l'emploi; et

            pour respecter des exigences réglementaires et juridiques.

8. Sauf si la loi l'exige, le CPC ne doit pas utiliser ou divulguer, à des fins nouvelles, les renseignements personnels qui ont été recueillis sans préalablement déterminer et documenter la nouvelle fin et obtenir le consentement de la personne concernée.

OBTENTION DU CONSENTEMENT QUANT À LA COLLECTE, À L'UTILISATION OU À LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

9. Le consentement éclairé d'une personne est requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, sauf dans des circonstances où le CPC est tenu de se conformer aux exigences de la loi. Le consentement d'une personne à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels doit être valable pour la durée du dossier actif de la personne ou jusqu'à ce que celle-ci annule son consentement.

EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

10. Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Le CPC devra, au besoin, mettre à jour les renseignements personnels d'une personne pour arriver aux fins déterminées ou sur demande de celle-ci.

MESURES DE SÉCURITÉ ADÉQUATES

11. Le CPC doit protéger les renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées en fonction de leur sensibilité.
12. Le CPC doit s'efforcer de protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte ou le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction, à l'aide de mesures de sécurité de stockage. Le CPC doit protéger les renseignements, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
13. Le CPC doit protéger les renseignements personnels qu'il communique à des tiers au moyen d'ententes contractuelles stipulant la confidentialité des renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
14. Comme condition d'emploi ou d'engagement dans des activités avec le CPC, celui-ci doit obliger toutes les personnes ayant accès aux renseignements personnels de respecter leur caractère confidentiel, comme décrit dans la présente politique, au moyen d'un contrat.

ACCÈS D'UNE PERSONNE AUX RENSEIGNEMENTS QUI LA CONCERNENT

15. Le CPC doit informer la personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels qui la concernent sur demande et lui donner accès à ces renseignements. Toute personne doit être en mesure de contester l'exactitude et le caractère exhaustif des renseignements et d'y apporter des corrections, au besoin.
16. Dans certains cas, le CPC peut ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu'il détient sur une personne. Parmi ces exceptions figurent les renseignements dont la transmission coûterait extrêmement cher, les renseignements qui contiennent des références à d'autres personnes, les renseignements qui ne peuvent être communiqués pour des motifs juridiques ou des raisons de sécurité ou de propriété commerciale, les renseignements assujettis au secret professionnel ou au secret liant un avocat à son client, ou, dans certaines circonstances, les renseignements de nature médicale. Le CPC devra fournir les raisons du refus de l'accès sur demande.

SUPPRESSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

17. Le CPC peut conserver les renseignements personnels seulement aussi longtemps qu'il est nécessaire pour la réalisation des fins auxquelles ils ont été recueillis ou conformément aux exigences de la loi. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou conformément aux exigences de la loi doivent être détruits, supprimés ou rendus anonymes.
18. Les dossiers de renseignements personnels qui sont inactifs pendant une période de quatre (4) années consécutives, mais qui pourraient toujours être nécessaires, doivent être dupliqués électroniquement. Après duplication électronique, les originaux et les copies papier doivent être déchiquetés.

POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE

19. Toute personne doit être en mesure de déposer une plainte de non-respect par le CPC de cette politique auprès du directeur général.
20. Le directeur général peut, au besoin, obtenir les conseils d'un tiers avant de donner une réponse finale à une plainte.
21. Une plainte peut faire l'objet d'une enquête seulement s'il existe suffisamment d'éléments de preuve que les procédures, telles qu'elles sont énoncées dans cette politique, n'ont pas été respectées. Si une plainte est fondée, le CPC doit prendre les mesures qui s'imposent pour résoudre la plainte, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et procédures.

PROCÉDURE EN CAS DE PLAINTE

22. Une plainte contre cette politique ou les éléments qui y figurent doit être traitée selon la procédure énoncée ci-après :
Étape 1 : Soumettre une plainte formelle par écrit au CPC en prenant soin d'inclure les renseignements suivants :

  • Nom complet
  • Adresse postale
  • Détails des plaintes
  • Date de l'incident
  • Noms des personnes concernées
  • Solution désirée

Étape 2 : Vous recevrez un accusé de réception de la part du CPC dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de votre soumission.
Étape 3 : La plainte sera étudiée pour s'assurer qu'elle contient suffisamment d'information pour être traitée.
Étape 4 : Le CPC communiquera avec les personnes concernées dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception de la plainte pour les informer si celle-ci contient suffisamment d'information pour être traitée. Le cas échéant, le CPC mènera une enquête sur la plainte. Au cours de ce processus, vous pourriez recevoir d'autres communications de la part du CPC. Si votre plainte ne contient pas suffisamment d'information pour être traitée, le CPC n'y donnera pas suite. Si vous êtes en désaccord avec cette décision, vous pouvez en interjeter appel, conformément à la Politique d'appel du CPC.
Étape 5 : Dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la date à laquelle le CPC a initialement communiqué avec vous, le directeur général communiquera avec vous pour vous proposer une solution. Si vous êtes en accord avec la solution proposée, vous collaborerez avec le directeur général pour clore le dossier. Si vous êtes en désaccord avec la solution proposée, vous avez le droit d'interjeter appel de cette décision conformément à la Politique d'appel du CPC.